현대 사회에서 우리는 끝없이 밀려오는 업무에 지쳐가고 있다. 끝나지 않는 업무량에 압도당하고, 높아지는 성과에 대한 요구에 정신적, 신체적으로 지쳐가는 사람들이 많다. 이때, 일의 80%를 줄이고도 더 높은 성과를 낼 수 있는 방법이 있다면 믿을 수 있을까? 바로 《일의 80%를 줄이는 방법》이라는 책이 그 답을 제시하고 있다. 이번 글에서는 이 책의 핵심 내용을 통해 더 적은 노력으로도 성과를 높일 수 있는 방법을 살펴보겠다.
문제는 “일이 너무 많다”는 것이다
많은 사람들이 자신이 무능력하다고 자책하지만, 사실 문제는 너무 많은 일을 맡고 있다는 데 있다. 업무는 끝나지 않고, 해야 할 일은 계속 쌓인다. 높은 성과를 내기 위해선 더 많은 시간을 들여야 할 것 같고, 그러다 보면 과로와 심리적 부담은 커져만 간다. 결국 이러한 과정은 성과로 이어지지 않는 악순환을 만든다. 이 책의 저자는 이런 상황에서 벗어나기 위한 해결책으로 업무의 80%를 줄이자고 제안한다.
업무 효율을 높이는 방법
저자는 국내외 기업에서 다양한 경험을 통해 업무 관리의 노하우를 쌓았다. 그리고 그가 강조하는 업무 관리의 핵심은 한정된 시간 내에 최고의 성과를 내는 것이다. 이를 위해서는 ‘꼭 해야 할 일’과 ‘하지 않아도 되는 일’을 구별하는 것이 중요하다. 여기서 말하는 ‘꼭 해야 할 일’은 우리가 진짜로 집중해야 할 업무이고, 나머지 일은 사실 줄이거나 없애도 무방하다.
우선순위 판단 기술
업무의 성과를 높이기 위해선 우선순위 판단 기술이 필수적이다. 저자는 성과의 가치를 업무의 질 ÷ 소요 시간으로 정의하며, 무작정 많은 시간과 노력을 투입한다고 해서 좋은 결과가 나오는 것은 아니라고 설명한다. 오히려 최소한의 일로 최대한의 성과를 내는 것이 진정한 목표가 되어야 한다.
‘원터치 패스’ 업무 방식
저자는 “완벽한 100점보다 적당한 70점을 목표로 하라”고 조언한다. 모든 일을 완벽하게 하려는 노력은 오히려 업무를 지연시키고 효율을 떨어뜨린다. 업무를 의뢰한 사람의 요구에 맞춰 최소한의 결과를 빠르게 제시한 후, 그들의 피드백에 따라 업무를 진행시키는 방식이 더 효과적이다. 이를 ‘원터치 패스’로 설명하며, 공을 받자마자 상대에게 넘기듯이 업무를 빠르게 처리해야 한다고 강조한다.
선택의 힘: 하지 않을 일 목록 작성법
하지 않을 일 목록을 작성하는 것은 우리가 해야 할 일에 집중할 수 있는 중요한 방법이다. 이 목록을 만들기 위해서는 스스로 하지 않아도 되는 일을 찾아내야 한다. “이 일을 왜 해야 하는가?”라는 질문을 통해 불필요한 업무를 걸러내고, 관성적으로 해왔던 일들을 재점검해야 한다. 또한 무리한 목록 작성은 피하고, 구체적으로 **”SNS를 하지 않는다”가 아닌 “OO 작업이 끝날 때까지 SNS를 하지 않는다”**와 같은 방식으로 작성하는 것이 효과적이다.
멀티태스킹의 허상
우리는 흔히 여러 가지 일을 동시에 하면 업무 효율이 높아질 것이라고 착각한다. 그러나 저자는 멀티태스킹이 뇌에 큰 부담을 주고, 이로 인해 전환 비용이 발생해 성과와 생산성을 모두 떨어뜨린다고 지적한다. 멀티태스킹은 중독과도 같아 쉽게 벗어나기 어렵지만, 업무 효율을 높이기 위해서는 멀티태스킹에서 벗어나 한 번에 한 가지 일에 집중해야 한다.
집중력을 높이는 4가지 방법
- 방해 요인 제거: 휴대폰 알림, 어질러진 책상 같은 외부 요인을 제거해야 한다.
- 20분 규칙: 집중 시간은 30분 이하로 설정해 너무 오래 집중하지 않도록 한다.
- 같은 종류의 작업 묶기: 메일 회신 등 비슷한 종류의 작업을 모아 한 번에 처리하는 것이 좋다.
- 갑자기 떠오른 생각 메모: 업무 흐름을 방해하지 않도록 떠오르는 아이디어는 메모해두고 나중에 처리한다.
성실한 완벽주의자의 함정
많은 사람들이 “이 정도는 해야지”라는 생각에 빠져 불필요한 일에 너무 많은 시간을 쏟는다. 그러나 저자는 이러한 과도한 기준을 의심해야 한다고 조언한다. 우리의 목표는 완벽함이 아니라 최소한의 노력으로 최대 성과를 내는 것이어야 한다. 즉, 일을 잘하기 위해서는 하지 않아도 될 일을 줄이는 것이 중요하다.
결론: 빠르게 업무를 처리하고 성과를 높이자
결국, 일이 많아서 문제가 되는 것이 아니라 하지 않아도 될 일이 너무 많기 때문이다. 업무의 80%를 줄이고 적당한 70점의 성과를 목표로 빠르게 처리하는 것이 업무 효율을 높이는 핵심이다. 더 적은 시간과 노력으로도 더 나은 성과를 낼 수 있는 방법, 바로 《일의 80%를 줄이는 방법》이 제시하는 해법이다.
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